Jeżeli kasa fiskalna, przy użyciu której przedsiębiorca prowadzi ewidencję, nie pozwala na umieszczenie NIP-u nabywcy na paragonie, nie da się w żaden sposób zmodernizować takiego urządzenia. W związku z tym, jeśli od 1 stycznia 2020 roku podatnik będzie chciał wystawiać faktury do paragonów, bo np. oczekują tego klienci jego firmy, konieczna okaże się wymiana urządzenia rejestrującego.

Od 1 stycznia 2020 roku fakturę do paragonu fiskalnego będzie można wystawiać wyłącznie wtedy, gdy na paragonie znajdzie się NIP nabywcy. Tego wymaga od przedsiębiorcy art. 106b ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług. Co więcej, wspomniany akt prawny określa konsekwencje, jakie wystąpią w przypadku niedostosowania się do przepisów fiskalnych. Jeżeli przedsiębiorca wystawi fakturę do paragonu z naruszeniem prawa, „organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze”.

„Zamknięta” funkcjonalność urządzenia fiskalnego

Każda kasa i drukarka fiskalna, która jest wprowadzana na rynek (trafia do sprzedaży), musi posiadać ważną homologację Głównego Urzędu Miar. Taka decyzja GUM potwierdza, że dane urządzenie spełnia aktualnie obowiązujące warunki i kryteria techniczne. Uniemożliwia ona również wprowadzanie jakichkolwiek zmian w sposobie działania kasy lub drukarki – aż do momentu uzyskania ponownej homologacji. W związku z tym, urządzenie fiskalne, które przedsiębiorca kupił i zainstalował w swojej firmie, ma „zamkniętą” funkcjonalność i nie może zostać w żaden sposób zmodernizowane (w zakresie wykraczającym poza homologację GUM).

Dotyczy to zarówno parametrów technicznych, jak i dostępnych rozwiązań, np. wydruku NIP-u nabywcy na paragonie fiskalnym. Jeżeli więc kasa bądź drukarka nie posiada takiej funkcjonalności, w żaden sposób nie da się jej w nią wyposażyć.

Kiedy niezbędna jest kasa, która drukuje NIP klienta na paragonie?

Przedsiębiorca nie jest zobligowany do stosowania kasy fiskalnej, która gwarantuje wydruk NIP-u nabywcy na paragonie. Decyzja dotycząca wdrożenia takiego urządzenia, niekiedy równoznaczna z wymianą obecnej technologii sprzedaży, jest więc całkowicie dobrowolna. Przy jej podejmowaniu warto uwzględnić specyfikę branży oraz przede wszystkim oczekiwania osób, które korzystają z usług firmy.

Jeżeli klienci często korzystają z prawa do otrzymania faktury do wystawionego wcześniej paragonu fiskalnego, a urządzenie stosowane przez przedsiębiorcę nie umożliwia wydruku NIP-u nabywcy na paragonie, konieczna może okazać się wymiana kasy fiskalnej. Wyłącznie nowa technologia sprzedaży zagwarantuje bowiem niezbędną funkcjonalność i dostosowanie świadczonych usług do obowiązujących przepisów. Co więcej, uchroni firmę przed ewentualną stratą klienta oraz uszczerbkiem na wizerunku.

Co innego w sytuacji, gdy klienci firmy rzadko proszą o faktury do paragonów bądź po prostu o paragony z podanymi przez siebie NIP-ami. Wówczas brak wymaganej funkcjonalności może okazać się praktycznie niedostrzegalny. W związku z tym, często nie będzie stanowił podstawy do zainstalowania nowej kasy fiskalnej.