Jeżeli klient poprosi o paragon ze swoim NIP-em, a w firmie wykorzystywane jest urządzenie rejestrujące, które posiada wspomnianą funkcjonalność, obowiązkiem przedsiębiorcy będzie wystawienie takiego dowodu sprzedaży. Pytanie jednak, w jaki sposób i w którym momencie obsługi klienta umieścić takie dane na dokumencie fiskalnym?

Wydruk paragonu fiskalnego z NIP-em nabywcy to funkcjonalność, którą posiadają wszystkie dostępne obecnie na rynku kasy i drukarki rejestrujące. Umieszczenie takich danych na dowodzie sprzedaży odbywa się jednak w różny sposób – w zależności od rodzaju stosowanego urządzenia. Co więcej, NIP klienta można zawrzeć na paragonie, w części fiskalnej dokumentu, wyłącznie w trakcie rejestrowania transakcji.

Przed „zamknięciem” sprzedaży i wydrukowaniem paragonu fiskalnego

NIP nabywcy można umieścić na paragonie fiskalnym wyłącznie w trakcie rejestrowania konkretnej transakcji. Jeżeli użytkownik kasy bądź drukarki „zamknie” sprzedaż i wydrukuje dowód zakupu towaru bądź usługi, nie da się już później zawrzeć danych klienta na wystawionym dokumencie. Co więcej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, NIP nabywcy musi się znaleźć w części fiskalnej paragonu. Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, wymaga, aby takie dane zawrzeć pomiędzy „oznaczeniem kasjera” oraz „datą i czasem zakończenia sprzedaży”.

Kasa fiskalna – jak umieścić NIP nabywcy na paragonie?

Kasy fiskalne wyróżniają się m.in. tym, że są urządzeniami w pełni samodzielnymi. Korzystanie z nich nie wymaga stosowania żadnych dodatkowych rozwiązań technologicznych. W związku z tym, również umieszczenie NIP-u nabywcy na paragonie, jeśli przedsiębiorca używa kasy fiskalnej, odbywa się z poziomu samego urządzenia. Jeżeli więc klient poprosi o dokument z takimi danymi, podczas rejestrowania transakcji trzeba najpierw odnaleźć odpowiednią funkcję w menu, a następnie ręcznie wprowadzić NIP podany przez klienta oraz zatwierdzić całą operację. W ten sposób, po „zamknięciu” sprzedaży, dane nabywcy zostaną wydrukowane na paragonie fiskalnym.

Co ważne, szczegółowy przebieg tej procedury będzie się różnił w zależności od stosowanej kasy rejestrującej. Informacja na temat tego, jak w menu urządzenia fiskalnego odnaleźć funkcję wydruku paragonu z NIP-em nabywcy, jest dostępna w instrukcji obsługi konkretnego modelu. Ta z kolei została dołączona do kupionej kasy fiskalnej. Użytkownicy zazwyczaj przechowują instrukcję obsługi w pudełku po urządzeniu. W większości przypadków można ją również pobrać ze strony internetowej producenta (w wersji elektronicznej).

Drukarka fiskalna – jak umieścić NIP nabywcy na paragonie?

Drukarka fiskalna, w odróżnieniu od kasy, nigdy nie działa samodzielnie. Takie urządzenie musi współpracować z programem sprzedażowym, który zostanie zainstalowany na komputerze stacjonarnym, laptopie czy tablecie. Co więcej, w większości przypadków funkcje drukarki fiskalnej są dostępne za pośrednictwem stosowanego oprogramowania. Dotyczy to również wystawienia paragonu z NIP-em nabywcy. W związku z tym, jeśli użytkownik drukarki fiskalnej chce zrealizować omawiany dokument i umieścić na nim dane klienta, nie należy szukać takiej funkcji w menu stosowanego modelu. Trzeba ją wówczas odnaleźć w panelu programu sprzedażowego, który współpracuje z danym urządzeniem.

Co ważne, w takim przypadku zarówno drukarka fiskalna, jak i stosowane oprogramowanie komputerowe, musi umożliwiać umieszczenie NIP-u nabywcy na paragonie. Jeżeli taki warunek zostanie spełniony, po przejściu do odpowiedniej funkcji w używanym programie należy ręcznie wprowadzić NIP podany przez nabywcę oraz zatwierdzić wydruk takich danych na dowodzie sprzedaży.

Podobnie jak przy kasach fiskalnych, szczegółowy przebieg całej procedury zależy od rozwiązań wykorzystywanych w danej firmie. W przypadku drukarki rejestrującej kluczowa będzie jednak instrukcja obsługi programu sprzedażowego. To tam zawarto informacje na temat tego, w którym miejscu w panelu oprogramowania dostępna jest funkcja wydruku NIP-u klienta na paragonie fiskalnym. Natomiast samą instrukcję obsługi programu sprzedażowego najłatwiej znaleźć na stronie internetowej producenta.