Paragon fiskalny jest dokumentem, który potwierdza zaewidencjonowanie transakcji na kasie rejestrującej. Nie można go zastąpić innego rodzaju wydrukiem, np. potwierdzeniem płatności kartą z terminala płatniczego. Paragon fiskalny zawiera bowiem szereg ważnych informacji, m.in. na temat przedsiębiorcy oraz należnych podatków. Czy jednak zawsze na takim dowodzie sprzedaży musi się znaleźć NIP nabywcy? I w którym miejscu na paragonie fiskalnym trzeba go umieścić?
Przedsiębiorca, który jest zobligowany do stosowania kasy rejestrującej, za każdym razem przy obsłudze osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego musi wystawić paragon fiskalny. Taki obowiązek wynika z ustawy o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Szczegółowe informacje na temat tego, jakie dane muszą się znaleźć na paragonie fiskalnym, zawiera jednak inny akt prawny. Mowa tutaj o Rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.
Dane na temat firmy, transakcji, podatku i kasy fiskalnej
Lista informacji wymaganych na każdym paragonie fiskalnym jest bardzo długa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, taki dokument musi zawierać m.in. dane dotyczące firmy: NIP, nazwę oraz adres (dla działalności mobilnej będzie to adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika). Co więcej, wymagane są na nim również: oznaczenie „PARAGON FISKALNY”, kolejny numer dokumentu, blok danych z pozycjami transakcji, kwoty podatku w poszczególnych stawkach z opisem „PTU”, łączna kwota podatku z opisem „SUMA PTU”, logo fiskalne, numer unikatowy kasy.
Szczegółową listę informacji niezbędnych na takim dowodzie sprzedaży można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Istotne jest natomiast to, że właśnie ze względu na jego „zawartość”, paragonu fiskalnego nie można zastąpić innym wydrukiem, np. z terminala płatniczego. Sam paragon fiskalny to zresztą nie wszystko… Wydruk takiego dokumentu jest również potwierdzeniem tego, że transakcja została zarejestrowana w pamięci urządzenia.
Kiedy wymagany jest NIP nabywcy na paragonie?
Żadne przepisy nie obligują podatnika do tego, aby na każdym paragonie fiskalnym umieszczał NIP nabywcy, który skorzystał z usług firmy. W związku z tym, wspomniane dane nie są zawsze wymagane na takim dowodzie sprzedaży. Aby w ogóle wystąpił obowiązek umieszczenia NIP-u nabywcy na paragonie, klient musi najpierw poprosić o wystawienie dokumentu z takimi informacjami.
Ponadto, urządzenie fiskalne, które jest stosowane przez przedsiębiorcę, musi umożliwiać spełnienie takiej prośby. A nie wszystkie kasy i drukarki, użytkowane obecnie przez podatników, posiadają omawianą funkcjonalność. Innymi słowy, jeżeli urządzenie nie pozwala na wydrukowanie NIP-u nabywcy na paragonie fiskalnym, przedsiębiorca, poproszony przez klienta o dowód sprzedaży z takimi danymi, nie ma obowiązku jego wystawienia. Jeśli jednak kasa rejestrująca posiada taką funkcjonalność, podatnik jest zobligowany do wydania takiego dokumentu.
NIP klienta w części fiskalnej wydruku z kasy
Warto również podkreślić, że jeśli klient poprosi o paragon z NIP-em, a urządzenie stosowane przez przedsiębiorcę pozwala na spełnienie tej prośby, podany przez nabywcę numer identyfikacji podatkowej należy umieścić w części fiskalnej wydruku. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Przedsiębiorczości i Technologii, NIP nabywcy musi się znaleźć pomiędzy 2 innymi informacjami na omawianym dowodzie sprzedaży: „oznaczeniem kasjera” oraz „datą i czasem zakończenia sprzedaży”.
Opisana powyżej zasada ma znaczenie z 2 powodów. Po pierwsze, tylko paragon, który zawiera NIP nabywcy w części fiskalnej wydruku, może zostać wykorzystany przez klienta jako uproszczona faktura – jeżeli kwota transakcji na takim dowodzie sprzedaży nie przekroczy 450 zł (100 euro). Po drugie, od 1 stycznia 2020 roku wprowadzony zostanie nowy wymóg dla przedsiębiorców. Od tego momentu fakturę do paragonu będzie można wystawić tylko wtedy, gdy na paragonie, w części fiskalnej takiego dokumentu, znajdzie się NIP nabywcy.